Qualiopi et sous-traitance : ce que dit la loi depuis 2024

Depuis le 1er avril 2024, tout sous-traitant qui intervient sur une action de formation financée par le CPF doit lui-même être certifié Qualiopi — sauf s'il relève du régime micro-social avec un chiffre d'affaires annuel inférieur à 77 700 € HT. Si vous êtes organisme donneur d'ordre et que vous déléguez une partie de vos formations, cette règle change directement la façon dont vous devez sélectionner, contractualiser et suivre vos sous-traitants. Voici ce qu'il faut savoir, concrètement, pour rester conforme sans y passer vos week-ends.

Sous-traitance en formation professionnelle : de quoi parle-t-on

La sous-traitance, c'est le fait de confier à un autre organisme ou à un formateur indépendant tout ou partie de l'exécution d'une action de formation — animation, conception pédagogique, ou les deux. L'organisme qui sous-traite (le « donneur d'ordre ») reste responsable de la qualité de la prestation devant l'apprenant et devant le financeur : déléguer l'exécution ne délègue jamais la responsabilité.

Cette distinction est le cœur de tout ce qui suit : même quand vous ne réalisez pas vous-même la formation, c'est vous qui répondez de sa conformité lors de votre audit Qualiopi.

Le décret du 28 décembre 2023 : ce qui a changé au 1er avril 2024

Le Décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 encadre la sous-traitance sur les actions financées par le CPF. Il s'applique à tous les contrats de sous-traitance conclus à partir du 1er avril 2024.

• Le seuil des 77 700 € HT. Un sous-traitant qui relève du régime micro-social et dont le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 77 700 € HT est dispensé de la certification Qualiopi pour intervenir en sous-traitance sur du CPF. Au-delà de ce seuil, ou en dehors du régime micro-social, la certification devient obligatoire pour continuer à sous-traiter sur ce type d'actions.
• La sous-traitance en cascade est interdite. Un sous-traitant qui reçoit une action déléguée ne peut plus la sous-traiter à son tour à un tiers. L'objectif du législateur est explicite : mettre fin aux montages en chaîne qui diluaient la responsabilité qualité et servaient parfois de stratégie de contournement.
• Un plafond de 80 %. Un organisme ne peut pas sous-traiter plus de 80 % de son chiffre d'affaires annuel réalisé sur Mon Compte Formation. Au-delà, il doit démontrer qu'il réalise l'essentiel de son activité CPF en direct.
• Une déclaration sur EDOF. Le donneur d'ordre doit déclarer ses sous-traitants sur la plateforme EDOF (Espace Des Organismes de Formation), et le contrat de sous-traitance doit contenir des mentions obligatoires précises (nature de la délégation, obligations respectives, modalités de contrôle qualité).

L'indicateur 27 : ce que le donneur d'ordre doit prouver

Même quand le sous-traitant n'est pas certifié Qualiopi (cas hors CPF, ou sous le seuil des 77 700 €), le donneur d'ordre certifié, lui, reste pleinement responsable. C'est l'objet de l'indicateur 27 du Référentiel National Qualité : il exige que l'organisme démontre qu'il sélectionne, intègre et suit ses sous-traitants et formateurs indépendants.

Concrètement, lors d'un audit, vous devez être capable de présenter :

• Les critères utilisés pour sélectionner chaque sous-traitant (diplômes, expérience, références).
• Le contrat de sous-traitance signé, avec les mentions obligatoires.
• La preuve que le sous-traitant est en règle (NDA valide, obligations sociales et fiscales à jour).
• Un suivi documenté de la qualité de la prestation déléguée (retours apprenants, évaluations, points de suivi).

Plus la délégation est large, plus le dossier doit être solide

Plus la délégation est large (conception ET animation, par exemple), plus votre dossier de preuves doit être détaillé. Un sous-traitant à qui vous confiez uniquement l'animation d'un module existant n'exige pas le même niveau de documentation qu'un partenaire à qui vous confiez la conception pédagogique complète d'un parcours.

NDA, EDOF : les autres obligations à ne pas oublier

Indépendamment de Qualiopi, tout sous-traitant qui exerce une activité de formation doit disposer d'un numéro de déclaration d'activité (NDA), délivré par la DREETS. C'est un prérequis à toute activité de formation, sous-traitance ou non — beaucoup d'organismes découvrent cette obligation trop tard. Vous pouvez vérifier le statut Qualiopi d'un sous-traitant potentiel directement depuis l'Annuaire des Entreprises, dans l'onglet « Labels et certificats » de sa fiche.

Comment sécuriser votre sous-traitance sans y passer vos soirées

Sur le papier, ces obligations sont gérables. En pratique, dès que vous travaillez avec plusieurs formateurs indépendants ou organismes partenaires, le suivi manuel (tableur, dossiers dispersés, relances par email) devient vite le premier facteur de non-conformité constaté en audit — pas la volonté de bien faire, juste l'oubli d'une pièce ou d'une date de renouvellement.

C'est exactement ce qu'un logiciel de gestion pensé pour Qualiopi peut automatiser : centraliser les contrats de sous-traitance, suivre la validité du NDA et de la certification de chaque intervenant, et générer le dossier de preuves de l'indicateur 27 en un clic plutôt qu'en fouillant vos dossiers la veille de l'audit. C'est un des usages du CRM organisme de formation de FormaPro.